Las aplicaciones sincronizadas son ya herramientas fundamentales para compartir información entre los empleados, departamentos y stakeholders de las empresas. Sincronizando y compartiendo información entre distintos dispositivos podemos acceder a nuevas formas de trabajo más rápidas, flexibles y colaborativas. Sin embargo este tipo de aplicaciones y la forma en que se utilizan por parte de las empresas puede conllevar riesgos.

El objetivo de cualquier entorno de trabajo digital es compartir información de forma rápida, fácil y segura. Gracias a las mayores velocidades de conexión, la proliferación de dispositivos móviles de gama alta y las nuevas aplicaciones, esto resulta cada vez más sencillo pero al mismo tiempo aumentan los riesgos, entre ellos:

1. Robo y pérdida de información en cuentas personales no controladas por la empresa; por ejemplo de empleados que han abandonado la compañía o que han sido a su vez hackeados por terceros.
2. Información que termina en manos de la competencia al ser interceptada durante la transmisión de datos, ya sea robo de patentes, secretos industriales, indormación sensible, etc.
3. Violación de las propias políticas de privacidad y seguridad de la empresa.
4. Descarga involuntaria o no intencionada de algún tipo de malware que puede ser utilizado para robo de información, ataques de ransomware, etc.
5. Incumplimiento de la LOPD, en el intercambio de ficheros o bases de datos de clientes, por ejemplo.

Cómo proteger nuestra empresa
Las empresas pequeñas pueden hacer uso de soluciones profesionales de proveedores de seguridad y compañías especializadas en garantizar la seguridad de de sincronizar ficheros y directorios de datos que se encuentran en lugares diferentes.

También es posible utilizar plataformas de almacenamiento en la nube que cumplen los estándares de seguridad como iCloud, DropBox, WeTransfer, Google Drive, OneDrive, etc.

Las compañías que gestionen mayores recursos pueden acudir a soluciones empresariales de sincronización e intercambio de archivos o EFSS (Enterprise File Synchronization and Sharing), ya sea en funcionamiento local o en servidores externos en la nube, que permiten la edición y distribución de contenidos entre distintos dispositivos -smartphones, tabletas, ordenadores de escritorio- y que ofrecen funciones de protección como:

1. Autenticación segura del usuario.
2. Cifrado de datos.
3. Perfiles de usuarios personalizados y control de acceso.
4. Borrado de datos y bloqueo de dispositivos remoto.
5. Monitorización y seguimiento de actividad.

Otra posibilidad es optar por alguna de las soluciones de gestión de contenidos móviles o (MCM Mobile Content Management), capaces de garantizar la seguridad de la información empresarial almacenada en los dispositivos y aplicaciones móviles. Estos sistemas incluyen herramientas de protección de la información para el cifrado de datos, y previenen la fuga de datos corporativos gestionando:

- La sincronización de estos dispositivos con otros equipos o dispositivos externos de almacenamiento como USB o discos duros externos.
- La sincronización con servicios de almacenamiento en la nube.
- Los ficheros adjuntos de los correos electrónicos.
- Los datos gestionados por las aplicaciones móviles de los dispositivos.

Estos consejos y consideraciones son fundamentales para proteger la información privada de la empresa y deben ser tenidos en cuenta por los equipos de dirección e involucrar mediante la formación adecuada a todos los trabajadores y departamentos de la empresa.

Fuente: INCIBE (instituto Nacional para la Ciberseguridad)